- Tacoyo

I body•LIFE 1I2014

Een slimme zet: de overstap van Fitness Aalsmeer

Begin 1996 bracht Health Software met hun Exercise Assistant een zeer innovatief product op de markt, dat vooruitliep op de concurrentie en een grote slag op het gebied van digitalisering binnen sportscholen maakte. Door het recente faillissement van Health Software moeten de 1.200 klanten op zoek naar iets nieuws. We namen een kijkje achter de schermen bij Fitness Aalsmeer, een voormalig klant van Health Software, die na een vergelijkend onderzoek gekozen heeft voor Virtuagym Professional.

Virtuagym is het resultaat van de droom van broers Paul en Hugo Braam. Met hun online fitnessplatform voor eindgebruikers, waarbij het ontwikkelen van een interactieve community centraal stond, hebben ze inmiddels meer dan 3 miljoen gebruikers. Met Virtuagym Professional richten zij zich met een onverminderd enthousiasme op de fitnessbranche. Ze bedienen momenteel klanten in meer dan 20 landen met een totaalpakket met tools voor management en klantbegeleiding.

Fitness Aalsmeer:

sociaal en gedreven

Het team van de onafhankelijke sportclub Fitness Aalsmeer helpt al meer dan 15 jaar hun klanten met het realiseren van een fitter en gezonder leven. Hylke Sietzema, Managing Director en mede-eigenaar bij Fitness Aalsmeer: “We zijn altijd op zoek naar oplossingen om onze bedrijfsprocessen te versoepelen en manieren om klanten efficiënter te kunnen helpen.”

De afgelopen jaren heeft het bedrijf met verschillende softwarepakketten gewerkt, waaronder Health Software´s Exercise Assistant. Nu maken ze de overgang naar Virtuagym Professional. Het team is inmiddels volop aan de slag met de nieuwe software. Hoe ging dit allemaal in zijn werk? We vroegen het aan Hylke.

Waarom hebben jullie gekozen voor Virtuagym?

Wat zo fijn is aan Virtuagym is dat alles in één systeem zit. Voorheen gebruikten we een verzameling van programma’s om in onze behoeften te voorzien. Health Software gebruikten we bijvoorbeeld voornamelijk om trainingsschema’s te maken. We zetten deze schema’s op met behulp van Health Software, daarna printten we ze uit en verzamelden we ze in kaartenbakken. Klanten konden deze schema’s gebruiken in de sportschool.

We waren echter op zoek naar een vervanging voor al deze programma’s, om ons bedrijfsproces te versimpelen. In eerste instantie speelden we met het idee om zo’n systeem zelf te ontwikkelen, totdat we Virtuagym tegenkwamen. Het is een snel systeem, heel gebruiksvriendelijk, en het maakt andere software voor ons overbodig. Daarnaast heb ik ook kennis gemaakt met het team achter Virtuagym: ze zijn jong, enthousiast en ze werken hard aan het systeem om het continu te verbeteren. Een sterk systeem en een gedreven team: precies het totaalpakket dat we nodig hadden.

Welke modules gebruik je?

Na het faillissement van Health Software zijn we direct gestart met de training-module. Daarnaast hebben we al onze groepslessen in de rooster-module gezet. Klanten kunnen zich online inschrijven voor lessen. Dat was met ons vorig systeem al mogelijk, maar het grote voordeel van Virtuagym is dat klanten dit nu ook simpeler via de app kunnen doen. We hadden al wel een app via een andere partij, maar dit werkte niet naar onze tevredenheid. Onze klanten moesten daarom eerst hun computer opstarten om zich online in te schrijven. Dan pak je toch sneller de telefoon.

Tevens geven we voor een gering bedrag per week onze klanten toegang tot de voedingsregistratie. Voor een klein beetje meer gaan we ook om de acht weken met de klant om tafel zitten om hun voortgang te bespreken. Door het zo aan te pakken kunnen we zeer kosteneffectief persoonlijke voedingsbegeleiding bieden.

We willen in samenwerking met de tennisclub in ons complex het check-in systeem gebruiken. Klanten krijgen zo bij al onze abonnementen toegang tot de tennisbaan – een mooie manier om ons aanbod te verrijken.

In de toekomst willen we kijken naar het overzetten van onze personal training-gegevens naar de Coach-module. Onze test- en meetgegevens van klanten van de afgelopen jaren zouden gewoon kunnen worden overgezet van Health Software naar Virtuagym, dus met die switch zou er niets verloren gaan.

Hoe verliep het overstapproces?

We zijn per 1 december gestart met de implementatie van Virtuagym. We wilden niet alles direct vervangen, maar alles geleidelijk doorvoeren: hierdoor hebben zowel het personeel als onze klanten voldoende tijd om bekend te raken met het nieuwe systeem. Daarom vonden we het ook zo handig dat Virtuagym modulair is opgebouwd.

Omdat we in december zijn begonnen, hadden we nogal wat tijdsdruk om vóór januari overgestapt te zijn. Als ik het over zou moeten doen, dan had ik het liever anders aangepakt. Het is handiger om geleidelijker over te stappen; om ons personeel eerst volledig vertrouwd te laten raken met het systeem – bijvoorbeeld door het systeem alleen een maand lang intern te gebruiken. En het daarna nog een maand naast het oude systeem te gebruiken, zodat klanten ook kunnen wennen aan de verandering.

Verder ging de overgang gladjes. Ik moet zeggen dat het onze verwachtingen overtrof. We hadden veel meer issues verwacht. Sommige functies uit ons oude systeem zaten nog niet in Virtuagym, maar de snelheid waarmee feedback wordt verwerkt is fantastisch. Ik heb dit zelden bij andere bedrijven gezien.

Hoe reageerden het personeel en de klanten?

De overgrote meerderheid reageert echt enorm enthousiast. Er zijn altijd wat tegengeluiden van mensen die alles liever bij het oude houden, maar ik weet zeker dat ook zij van mening zullen veranderen. De eenvoud en het gebruiksgemak zullen ook hen uiteindelijk overtuigen.

Wat levert het gebruik van Virtuagym je op?

Dat moet zich nog een beetje uitwijzen – we zijn nog niet heel lang overgestapt. Wat we al wel merken is dat het ons veel tijd bespaart. Doordat het online inboeken nu makkelijker gaat via de mobiele telefoon, kan dit ons al gauw enkele uren per dag aan telefoonverkeer besparen.

Daarnaast biedt het ons de mogelijkheid ons te onderscheiden en dat is tegenwoordig zeer waardevol. We zijn gepositioneerd tussen budgetclubs en luxe all-inclusive clubs, en dan moeten we ons op de een of andere manier toch kunnen onderscheiden. Doordat Virtuagym modulair werkt, kunnen we de klantervaring op maat verrijken. We bieden een basispakket aan, maar voor aanvullende upgrades krijgt een klant toegang tot de diensten die hij of zij nodig heeft. Het is geen alles of niets, geen keuze tussen budget of all-inclusive – het is een abonnement op maat gemaakt, precies volgens de behoefte van de klant.

Ten slotte zijn we een sociale en vriendelijke club. De virtuele Club community van Virtuagym past daarom goed bij ons: via het systeem kunnen we direct contact zoeken met klanten en vice versa. Het kweekt verbondenheid – het gevoel dat we ook echt een club zijn, in plaats van slechts een plek om te sporten. En dat heeft zeker een positieve invloed op het klantverloop.

Virtuagym Professional

Wil je meer weten over Virtuagym Professional?

Kijk dan eens op virtuagym.com/professional

“De snelheid waarmee feedback wordt verwerkt is fantastisch. Ik heb dit zelden bij andere bedrijven gezien.”

virtuagym I producten en concepten

body•LIFE 1I2014 I