Personal Training Management

Verschenen in BodyLIFE Benelux nr4 2011

PTM beslaat een breed veld. Binnen de PTM toolbox kun je vijftien stappen binnen vier clusters onderscheiden. In de onderstaande tabel worden ze kort in overzicht gebracht, met per stap enkele items die daarbij aan de orde zijn. De vijftien stappen uit de tabel zijn veelomvattend en zijn tot in detail uit te werken. Zo leveren alle stappen tezamen een container aan instrumenten op. Het gaat dan om onder andere functieprofielen, marketingplannen, CRM systeem en salesformulieren. De vijftien stappen zijn vooral gericht op fitnessclubs die met Personal Training aan de slag gaan. Maar ook individuele PT-ers gebruiken de stappen. Ook zij kiezen een prijsbeleid, doen er goed aan om een promotieplan te maken en salesprocessen te implementeren.

De oriëntatie en voorbereiding

Het verkennen van het Personal Training landschap gaat via de gebruikelijke wegen. Lees boeken, bekijk instructiefilms, bezoek landen als het Verenigd Koninkrijk, de VS en Australië, praat met vakgenoten en volg congressen en lezingen. Een minder frequente methode is het observeren van PT-ers, terwijl dit toch bijzonder veel informatie oplevert. Als je een helder en genuanceerd beeld hebt van Personal Training, dan is het tijd om je startpositie te bepalen. Grofweg kenmerkt dit zich aan de hand van twee zaken, namelijk je beginsituatie en je doelen. Bij beginsituatie kun je denken aan onder andere de hoeveelheid PT-ers of fitnessinstructeurs die je momenteel hebt en de bekendheid van clubleden of klanten met Personal Training. Bij je doelen gaat het om een diversiteit aan doelen, waaronder financiële, operationele en sales doelstellingen. Wie doelen stelt, verplicht zichzelf de voortgang daarvan te bewaken en bij te sturen als dat nodig is. Het stellen van doelen impliceert resultaatgericht werken. Dit betekent automatisch dat middelen ondergeschikt zijn en worden bijgesteld wanneer dit noodzakelijk is. Een scorecard brengt doelen en (tussentijdse) resultaten overzichtelijk in beeld. In een scorecard staan je doelen en worden de processen in de richting van die doelen overzichtelijk in beeld gebracht. Een Personal Training scorecard wordt idealiter dagelijks of wekelijks opgemaakt.

De Personal Trainers

Wat kenmerkt een goede Personal Trainer? Degene die deze vraag eenduidig kan beantwoorden, heeft bijna goud in handen. Er zijn legio factoren die het succes van een Personal Trainer bepalen. Daarbij is het perspectief van waaruit je naar de vraag kijkt, doorslaggevend. Is dit vanuit de klant, vanuit de club of vanuit de PT-er? Zo op het eerste gezicht is een goede PT-er simpelweg diegene die de doelen van zijn of haar klanten realiseert op een veilige wijze. Naast deze hoofddoelen zijn andere zaken van belang. In een gezonde Personal Training situatie behoren product- en klantkwaliteit nauwkeurig op elkaar afgestemd te zijn. Ze lijken derhalve over hetzelfde te gaan. Er zijn echter ook situaties waarin het verschilt. Bijvoorbeeld bij een PT-er die alle (wetenschappelijke) kennis en vaardigheden op trainingsgebied in huis heeft, maar op het gebied van sociale omgang en communicatie zwak is. Als deze PT-er een klant heeft die juist de sociale en communicatieve kant van groot belang vindt, dan kan de klant de kwaliteit van de PT-er als laag ervaren.

De marketing, promotie en sales

Personal Training gaat verder dan het trainen van klanten. Als een club omzet wil binnenhalen met Personal Training, zal de club potentiële klanten moeten laten weten dat er 1-op-1 begeleiding wordt aangeboden. Hier komt marketing en promotie aan te pas. Wanneer PT een bekend fenomeen in de club is, wordt de agenda van een PT-er met name door mond-tot-mond reclame gevuld. Het is echter raadzaam om PT eerst middels een campagne in de club te lanceren. Dit zal de PT omzet vergroten. Indien je PT als uniek profit center ziet en er langdurig voordeel uit wilt halen, dan is het raadzaam om vooraf een volledig marketingplan op te stellen.

Het management van Personal Training in fitnessclubs

Voor het clubmanagement, met name de PT manager, is het van groot belang om bij managementkeuzes een onderscheid te maken tussen drie modellen: het Employee, License en het Rent model. Het is essentieel om de verschillen tussen deze modellen goed in de gaten te houden en de consequenties in te zien voor wat betreft de arbeidsrelatie, beschouwd vanuit Nederlands arbeidsrecht. Doorgaans dien je namelijk strikt met de modellen om te gaan. Dit betekent bijvoorbeeld dat, indien een PT-er zelfstandig is, de PT-er niet valt te onderwerpen aan een gezagsrelatie. Het management van de club kan de PT-er dus geen opdrachten opleggen over zaken als:

Wanneer en hoe lang op vakantie.

Begin- en eindtijden van werken.

Wijze van werken (slechts ten dele).

Bijverdiensten (bijvoorbeeld ook werken voor andere clubs).

Indien je als management een zelfstandig ondernemer toch dergelijke zaken oplegt, en dit geldt ook voor een licentie contract, dan kunnen er conflicten ontstaan met de fiscus die de PT-er wellicht niet als zelfstandige beschouwt en dus premies oplegt. Als de PT-er werkt vanuit een loondienstverband, dan spelen voorgaande zaken geen rol. De PT-er voert uit wat volgens het management dient te gebeuren en conform de afspraken in de arbeidsovereenkomst. Het is geheel aan een individuele club of keten om het beleid ten aanzien van beloning en commissies te bepalen.

PTM Tour

Overweeg je om te starten met Personal Training en vraag je je af hoe je van PT een winstgevend onderdeel kunt maken binnen je club? Bezoek dan gratis de PTM Tour 2011 bij jou in de buurt. In deze 3 uur durende workshop brengen Erwin Korst (Business Development Directeur LAPT) en Jos Timmermans (Commercieel Directeur HDD Groep) je op de hoogte van de laatste inzichten op het gebied van Personal Training Management. Belangrijke vraagstukken die de revue passeren zijn:

• Welk PT businessmodel past het beste bij mijn club?

• Hoe wordt Personal Training een profit center binnen mijn club?

• Hoe vind ik de juiste Personal Trainers?

• Hoe kan ik Personal Training succesvol vermarkten en verkopen in mijn club?

Data en plaatsen PTM Tour 2011:       

13 MEI 2011 – LEUSDEN

16 JUNI 2011 – EMMEN

16 SEPTEMBER 2011 – ELST

14 OKTOBER 2011 – TILBURG

18 NOVEMBER 2011 – BARENDRECHT

2 DECEMBER 2011 - STEENWIJK

Interesse?

Neem contact op met LAPT via telefoonnummer +31 (0)416 54 32 32. Vol = vol!

Personal Training Management I business

Jos Timmermans is werkzaam als Commercieel Directeur voor de HDD Groep en geeft trainingen op het gebied van Personal Training Management. Kijk voor meer informatie op www.lapt.nl of neem gratis deel aan de PTM Tour.

body LIFE 4I2011 I

I body LIFE 4I2011

Wat kunt u leren van… XLPRO Sportclub

XLPRO biedt diverse fitness gerelateerde groepslessen aan met het accent op persoonlijke aandacht. “Daardoor creëren we een lagere drempel”, zegt Dirk Jan. “En door het beheersen van de kwantiteit in deelnemersaantallen behouden wij kwaliteit.”

Ontstaan

XLPRO werkt voornamelijk vanuit een kleine studio in de Zwolse wijk Stadshagen, maar werkt ook samen met partners op andere locaties. Zo kunnen leden van XLPRO gebruik maken van de multifunctionele fitnessruimte van het Deltion sportcentrum van het ROC Deltion College in Zwolle, waar Dirk Jan fulltime werkt als leraar lichamelijke opvoeding bij de opleiding Sport en Bewegen. Met meer dan vijftien jaar fitnesservaring kent hij het klappen van de zweep. Dirk Jan is bekend als allround fitness professional en heeft internationaal veel ervaringen opgedaan als mastertrainer en presenter van workouts en opleidingen in opdracht van diverse brancheorganisaties. Hij is meervoudig gecertificeerd en staat garant voor sporten onder professionele begeleiding. Samen met Esther, zijn vrouw, runt hij XLPRO. Daarbij is Dirk verantwoordelijk voor de programmering, instructie en interne opleidingen, terwijl Esther de backoffice beheert en daarnaast instructeur en Personal Trainer/Coach is voor het Body Support programma. “Met XLPRO is een lang gekoesterde wens van ons in vervulling gegaan”, vertellen Dirk Jan en Esther. “Al langer bestond bij ons de ambitie om ooit iets voor onszelf te gaan beginnen. We wilden een concept waarin we onze eigen ideeën en visie op het gebied van trainingen kwijt konden. Gezien mijn ervaring binnen de fitnessbranche, heb ik veel geleerd over hoe het wel en hoe het niet moet”, vult Dirk Jan aan. “Wat me vooral stoort bij grote clubs is het massale karakter en de begeleiding die soms duidelijk te wensen overlaat. Daarnaast ook de vervangbaarheid van de instructeur. Ben je net gewend aan je instructeur, krijg je vervolgens weer een andere.” Volgens Dirk Jan gaat dit ten koste van de kwaliteit van de begeleiding en de lessen. “Ook wilde ik het ondernemerschap combineren met mijn baan als docent aan het Deltion College en XLPRO gebruiken als leerbedrijf voor mijn studenten. Uiteindelijk hebben we gekozen voor een kleinschalig concept, ook vanwege het budget dat we wilden besteden. Veel fitnessondernemers kiezen voor veel apparatuur, wat een enorme investering vergt. Zie dat maar eens terug te verdienen. We zijn nu bijna twee jaar bezig en zitten momenteel op circa 200 leden. Het gaat goed. Nieuwe leden krijgen we meestal via mond-tot-mondreclame. Elke week melden zich mensen aan voor een proefles. De lessen worden allemaal gegeven in de studio van XLPRO, een ruimte van 80 m2, die we hebben gehuurd, waar een zit- en bergruimte bij zit en een aantal toiletten. Echter geen kleedkamers. De startinvesteringen die we hebben gedaan, betreffen de aanschaf van materialen voor de groepslessen en 13 indoorcycling bikes. Daardoor zitten we ook niet met torenhoge schulden en kunnen we er financieel goed van rondkomen”, aldus Dirk Jan en Esther.

Groepsfitness

XLPRO Sportclub heeft gekozen voor algemeen bekende, maar ook vernieuwende groepslessen onder de noemer Small Group Fitness (SGF). “We bieden populaire groepslessen aan als Zumba, ClubCycle, Club Power en ClubYoga. En ook Total Effect, wat uniek in Zwolle is, en gegeven wordt met het Freestyler Board. Ons credo is dan ook: groepsfitness met je Personal Trainer. Daarmee onderscheiden we ons ook in de markt. In onze buurt zitten verschillende grote fitnesscentra waaronder Achmea en Fitplaza. Om daar tegen te concurreren, heeft absoluut geen zin. Groepsfitness is bij ons de hoofdmoot. Een methode die ondergewaardeerd wordt”, vindt Dirk Jan. “Het voordeel van groepsfitness is dat de lessen effectief en laagdrempelig zijn en geschikt voor alle leeftijden. Door te werken in relatief kleine groepen wordt het persoonlijke karakter van onze club gewaarborgd.” Dirk Jan ziet het als een combinatie van groepsgewijs en PT-trainen. “Iedereen krijgt de aandacht van de instructeur en ervaart de gezelligheid en stimulans van de groep. Bewezen is dat trainen in een groep niet alleen leuk is, maar ook motiverend en effectief werkt. Bovendien bereik je met groepsfitness een grotere doelgroep en dus meer inkomsten, terwijl klanten minder betalen.” Alle groepslessen worden grotendeels gegeven door Dirk Jan en Esther en deels door een aantal gekwalificeerde freelance instructeurs. Maar ook door studenten van Deltion College onder supervisie van Dirk Jan. “Het is een rendabele investering, maar wel arbeidsintensief voor de instructeurs. We werken met vaste roosters en onze leden dienen zich aan te melden voor een bepaalde les. Voor de meesten blijkt dit een goede stok achter de deur te zijn. Omdat we zo kleinschalig zijn, kunnen we ook gemakkelijk inspelen op trends in de markt.” Zo wordt sinds kort Bootcamp aangeboden, een programma geïnspireerd op (kick)boksen en andere verdedigings- en vechtsporten, en XLPRO Run, een hardloopconcept door de wijk Stadshagen zowel voor beginners als gevorderden. Daarnaast worden ook voedingsadviezen gegeven. Kortom: “We bieden voor elk wat wils en ieder lid kan in feite zijn eigen trainingspakket samenstellen. Of alleen groepsfitness of een combinatie met sporten op het Deltion College of met een Personal Training abonnement. Dit laatste is nog niet echt een hardloper. We proberen het wel betaalbaar te houden door de Personal Training te laten verzorgen door studenten van het Deltion College onder mijn supervisie. Daarnaast bieden we een aantal programma’s aan die het karakter hebben van een Personal Training zoals de Shape Workout. Dit wordt in kleine groepen van 2 tot 8 mensen maximaal gegeven. En het Body Support voedingsprogramma dat door een Personal Trainer/Coach wordt begeleid.”

Toekomst

Kijkend naar de toekomst willen Dirk Jan en Esther maximaal doorgroeien naar zo’n 250 leden. “Het gevaar aan groei is dat daardoor wellicht de accommodatie te klein wordt en we ook meer personeel moeten gaan inzetten. Nu weten we precies waar we aan toe zijn. Aan de andere kant is het ook een uitdaging om verder te groeien. Vandaar dat we toch wel aan het uitkijken zijn naar een andere accommodatie. Er zijn plannen voor een nieuw gezondheidscentrum in de buurt waarin ook een zwembad komt met een therapiebad, een fysiotherapiepraktijk en een kinderdagverblijf. Binnen dit centrum krijgen we 2 zalen, waardoor we meer activiteiten kunnen ontplooien. Het is afwachten of deze plannen concreet worden. Tot die tijd gaan we gewoon lekker door met ons bedrijf.”

www.xlpro.nl

Om succesvol te zijn in de fitnessbranche hoef je niet per se een grote fitnessclub te hebben. Dat bewijzen Dirk Jan en Esther van Heiningen sinds 2009 met hun XLPRO Sportclub. Een kleine fitnessstudio zonder conventionele fitnessapparatuur. Maar met een gevarieerd les- en trainingsaanbod en eerlijke en flexibele tarieven.

wat u kunt leren van I business

Edities