Nieuws – Fitness business

Verschenen in BodyLIFE Benelux nr10 2010

business I Optimale Kwaliteit

I body LIFE 1I2010

Een goede afdelingscoördinator Afdelingsmanagement, wat is dat? Deel 4

Veel ondernemers in de fitnessbranche managen alleen de gehele organisatie voor jaren. Op een bepaald moment, als de organisatie een bepaald volume heeft of als de ondernemer al jaren de organisatie alleen trekt, ontstaat de behoefte aan ondersteuning. Vaak wordt een fanatieke fitnesstrainer dan aangewezen als fitnessmanager, een fanatieke zaalsportinstructeur als zaalsportmanager en een fanatieke baliemedewerker als baliecoördinator.

mdat de ondernemer altijd alles vanuit zijn of haar eigen kennis heeft gedaan ligt er dan in de meeste gevallen geen kant-en-klaar plan voor de nieuwe afdelingscoördinator. In dit stuk een kijkje in het plan voor de afdelingsmanager.

Van onbewust onbekwaam naar onbewust bekwaam

De verantwoordelijkheid voor een afdeling overdragen, wat betekent dat nou precies? Allereerst moeten we als ondernemers en managers erbij stilstaan dat delegeren een werkwoord is. Iemand inwerken in een dergelijke functie gebeurt bij voorkeur met een intern opleidingsplan. Geen moeilijke stukken die nog geschreven moeten worden, wel een duidelijk overzicht van de eindverantwoordelijkheden waarvoor de nieuwe afdelingscoördinator in opleiding gaat bij de manager/ondernemer. In de opleiding, wat in een-op-een sessies kan gebeuren, wordt de nieuwe afdelingscoördinator per eindverantwoordelijkheid gecoacht van onbewust onbekwaam naar onbewust bekwaam. In de eerste fase wordt met name instructie gegeven, in de tweede fase wordt nog geïnstrueerd, in de derde fase wordt alleen nog maar gecoacht maar is er al een grote mate van zelfstandigheid, en in de vierde fase wordt er alleen nog maar tweewekelijks of maandelijks de output geanalyseerd en verbeterpunten geïnitieerd. Een verantwoordelijkheid overdragen betekent dus tijd investeren, afspraken maken, de nieuwe afdelingscoördinator helpen om optimaal te presteren en te groeien naar die bewuste bekwaamheid en zelfstandigheid. Iemand kan pas afdelingscoördinator worden genoemd als men voor minimaal 80% van de functieomschrijving in de laatste fase is. Tot die tijd is men een afdelingscoördinator in opleiding.

Procesbeschrijvingen

Als het instructiekader helder is, hoeven we alleen nog maar een duidelijke inhoud te formuleren. Die inhoud is in elk fitnessbedrijf anders, echter er zijn enkele zaken die bij elk centrum hetzelfde zijn. Leden worden in de fitnesszaal namelijk begeleid door trainers en er staat apparatuur. Instructeurs geven groepslessen, er staan attributen en in de ontvangst worden leden ontvangen, die checken in, er zijn mensen die interesse hebben in een lidmaatschap en de balie is de serviceafdeling. Dit zijn allemaal processen die te omschrijven zijn. Voor de balie de processen ontvangst, telefonische informatieverstrekking, sales, inchecken van leden en klachtenontvangst. Voor de fitness de begeleidingsprocedure nieuwe leden, het testprotocol nieuwe leden, doelgroep aanpak en de open- en sluitprocedure. Voor de zaalsport ook de open- en sluit procedure, de ontvangst van de deelnemers, de registratie van aantallen en de procedure als er blessures optreden. De afdelingscoördinator is verantwoordelijk voor de toepassing van de afdelingsprocedures en kan wellicht ondersteunen in het omschrijven van deze procedures. Hiervoor is een proceduremodel.

Opstart afdelingsmanagement, een gezamenlijk project

Als alle processen en procedures goed omschreven staan, is het van belang om de organisatie ook volgens deze processen en procedures te laten werken. Daar is communicatie, instructie, opleiding, training, coaching en ondersteuning voor nodig. Dit is een proces voor de afdelingscoördinator EN de manager/ondernemer. Vaak wordt deze verantwoordelijkheid te snel losgelaten door de ondernemer/manager. Er zal echter een communicatieplan opgesteld moeten worden, de visie moet duidelijk zijn, op elke afdeling moet gerapporteerd worden om resultaatgericht te kunnen aansturen, competenties zullen beoordeeld moeten worden en dienen daarna ook aandacht te krijgen. Zeker in de eerste twee jaar is dit een proces wat gezamenlijk aangepakt wordt. Hierdoor krijgt het team ook het signaal dat de nieuwe afdelingsmanager op een lijn ligt met de manager/ondernemer en wordt hij of zij ook geaccepteerd in de afdeling.

Starten

Start met de opmaak van een functieprofiel voor de afdelingscoördinator. Hierin staan duidelijk de eindverantwoordelijkheden omschreven. Dan hoort er een overzicht aanwezig te zijn van processen en procedures. Compact in procedure vorm, eventueel aangevuld met werkinstructies. Dan is een jaarplan van belang, wat hoort in welke maand met welke deadline gedaan te worden. Zonder jaarplan is de functie gedoemd te mislukken omdat niemand weet wat verwacht mag worden en persoonlijke ideeën hierover altijd uit elkaar lopen. Als laatste en belangrijkste, de rapportage. Wat hoort de afdelingscoördinator maandelijks te rapporteren aan de manager/ondernemer? Zonder structureel overleg en bespreking van de rapportageonderdelen blijft afdelingsmanagement vaag. Vanuit de output van de rapportages kunnen verbeterprojecten in gang gezet worden. Een persoonlijke rapportage van een afdelingscoördinator bevat o.a. de afdelingsrapportage (wat hebben trainers gedaan), onderhoud checklisten afgelopen maand, het persoonlijke jaarplan bespreken, speerpunten bespreken en overleg voor- en nabespreken. Er is een voorbeeld van een functieprofiel, jaarplan of persoonlijk rapportage overzicht.

Extra taak

Veel ondernemers hebben het idee dat ze de stap naar een afdelingsmanager niet kunnen maken omdat ze dan iemand moeten aannemen voor 40 uur op die afdeling. In de meeste gevallen besteedt de afdelingsmanager echter slechts 2 tot 4 uur per week aan die functie. Je kunt dus zeker vanuit je team een afdelingscoördinator opleiden zonder investering vooraf. De fanatieke fitnesstrainer krijgt de gelegenheid door te groeien, zonder dat per se meteen het loon omhoog moet, dat gebeurt pas als de persoon de opleiding doorlopen heeft. Als manager/ondernemer zul je wel tijd vrij moeten maken om de persoon op te leiden. Ideaal is daarvoor een vaste afspraak plannen, een keer per week, op een vaste dag en tijd.

Heb je specifieke vragen om hier binnen je bedrijf werk van te maken, of wil je een voorbeeld van genoemde procedures of modellen, mail dan gerust naar j.vanheel@efaa.nl

Optimale Kwaliteit I business

John van Heel

EFAA

j.vanheel@efaa.nl

06-53623485

body LIFE 1I2010 I

Edities