Column John van Heel

John van Heel

EFAA

Focus en effectiviteit

in clubmanagement

Als clubmanagers zijn we aan de ene kant leidinggevenden en coaches, maar aan de andere kant manusje van alles. In deze tijd waarin de markt lichtelijk overstroomt, is het belangrijk dat de manager zijn/haar focus kan houden want de mailbox stroomt vol, medewerker is ziek, er komt een telefoontje van de krant, de volgende campagne moet naar de drukker, je moet de notulen nog maken van de meeting van eergisteren, de sauna is defect en ga zo maar door. Hoe breng je focus en effectiviteit in zo’n job?

Gemiddeld genomen heeft de clubmanager al tussen de 150 en 250

organisatorische activiteiten te managen per jaar, die een doorlooptijd hebben van 1 à 2 dagen tot 4 weken. Vaak ruimt het al flink op als die zaken in een jaarplanning geplaatst worden, zodat er van daaruit met een overzichtelijke maandplanning kan worden gewerkt. In deze jaarplanning kan je dan ook zaken effectief delegeren zodat elk teamlid die ondersteund in de organisatorische activiteiten een persoonlijk jaarplan heeft.

Een ander belangrijk focuspunt is marketing en sales. Worden er voldoende kanalen benut om leads te genereren, worden alle leads adequaat uitgenodigd en is het salesproces efficiënt? Een van de meest belangrijke focuspunten voor de clubmanager dus, maar bij velen sneeuwt hierdoor de aandacht op andere vlakken onder, zoals retentie, team-communicatie en coaching en kwaliteit. Deze punten hebben natuurlijk allemaal een verband met elkaar, maar in de praktijk zie ik vaak dat clubmanagers juist met het aspect ‘retentie’ moeilijk de focus kunnen houden of er geen structureel invulling aan kunnen geven.

Door een speerpunt te maken van retentie wordt het een terugkomend thema in bijvoorbeeld de afdelingsmeetingen. Dat start wel bij een uitgesproken visie vanuit de directie op dit vlak, maar moet handen en voeten krijgen op de afdelingen. Een analyse van opzeggers en klachten vanuit gasten reikt vaak nuttige informatie aan over vlakken om te verbeteren. Maar ook de teamleden zelf hebben vaak de meest creatieve ideeën over hoe de retentie te bevorderen. De uitdaging van de clubmanager is om er een focuspunt van te maken, een project waarin structureel oplossingen worden aangedragen en geïmplementeerd en waarin de verbeteringen ook goed verankerd worden binnen de organisatie zodat het een duurzaam effect heeft.

Een eerste stap kan dus zijn om een totaal overzicht van alle activiteiten die elk jaar terug komen te maken, gevolgd door een intern communicatieplan, een marketing- en salesplan en een retentieplanning. Hou vooral goede focus op het laatste, daar is het meest duurzaam resultaat te behalen.