Column John van Heel

John van Heel

EFAA

Manager, hou je focus!

Je bent manager van een club, hebt tussen de 10 en 30 medewerkers en bent verantwoordelijk voor de operationele zaken. Dat komt vaak neer op ad hoc management door bijvoorbeeld klagende klanten over de kwaliteit van de fitnessbegeleiding, vragen vanuit het team, mailtjes over die advertenties, de stofzuiger die stuk is, te hoge storneringen, verdorie: 4 opzeggingen, sales die even tegen zit, het koffieapparaat dat weer hapert, 3 teamleden ziek, klachten over de hygiëne, vervanging komt niet opdagen, en dat allemaal op één dag. Toch wordt je geacht overzicht te behouden, rust te bewaren, iedereen te woord te staan en resultaat te behalen. Bovendien moet de retentie en instroom verbeteren, hoe houd je in deze ogenschijnblijke chaos je focus?

Wat mij betreft start een goede focus bij duidelijke speerpunten. Wat zijn de speerpunten van het jaar? Stel je uitstroom is het hoogst op de fitness, wat in de meeste centra zo is, dan is een goed speerpunt de retentie verbeteren op de fitness afdeling. Elk speerpunt kent projecten, zo zou het ‘Retentie Fitness’ project de projecten ‘Meer overleg trainers’, ‘Meer fun lessen fitness’, ‘Optimalisatie vakkennis en uniformiteit’ en ‘Verbetering hygiëne’ kunnen bevatten. Dat zijn vier projecten om een focus op te houden en om in beweging te houden, zijn hebben immers hoogstwaarschijnlijk invloed op het verloop van de komende maanden. Betrek bij elk project teamleden en maak eventueel iemand van het team projectleider. Lukt dat niet, houdt dan zelf goed een overzicht bij van de projecten die de retentie verbeteren en/of de instroom verhogen.

Maak per project een projectplan en sla dit in een aparte ‘projecten’ map op. Zo’n projectplan hoeft maar 1 A4 te zijn, waarop in bullet points de naam van het project, de betrokkenen, de doelstellingen en de acties staan, met deadline.

Natuurlijk moet je meteen tijd maken voor de klagende klanten, je bent immers het rolmodel voor je team en als jij het niet doet, dan doen de teamleden het al zeker niet. Zo moet je deur ook open staan voor teamleden die vragen hebben, moet je reageren op dat mailtje over die advertentie, moet er echt een nieuwe stofzuiger komen enz . Je rode draad zijn tussendoor echter je speerpunten en projecten die invloed hebben op de retentie en instroom, zodat het resultaat, de kwaliteit en de service blijven ontwikkelen.

Houd de focus dus op de projecten van de speerpunten, gebruik er eventueel een plan en project systeem voor, waardoor er niets ontglipt en je teamleden gemakkelijker erbij kan betrekken.